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Qual a finalidade do GED?

Quem vivencia a rotina empresarial sabe o tamanho do desafio de ter controle da papelada e de gerir, com eficiência, a informação corporativa, evitando extravios, fraudes e retrabalhos. De acordo com o IDC (Instituto de Desenvolvimento Cultural), um profissional dedica, em média, entre 5% e 15% do seu tempo de trabalho lendo informações e pode gastar até 50% da jornada buscando informações arquivadas em meio físico.

E como tempo é dinheiro, o dispêndio financeiro com arquivo físico também chama a atenção. Ainda de acordo com o Instituto, a cada R$1,00 gasto para produzir um documento físico, R$9,00 são gastos para capturar, gerenciar, distribuir, arquivar e resgatá-lo. Agora multiplique este valor por milhares de documentos.



O gasto com mão-de-obra é ainda maior. Empresas gastam, em média, R$20,00 em mão de obra para arquivar um documento físico e R$120,00 para encontrar um documento arquivado. Para recriar um documento perdido em arquivo físico, são necessários R$220,00. Já o custo médio para processar uma fatura é de $8,00, 70% deste valor está ligado à manipulação – separar folhas, grampear, furar, alcear, etc.

Sabendo disto, a finalidade do GED é promover uma redução de até 75% nos custos das organizações com arquivo físico, cópia, impressão, documentos repetidos, memória de armazenamento na rede, tempo de busca e recuperação de documentos.

Entenda rapidamente

O que é o GED?

Aumentar a eficiência dos processos e produzir mais com menos custos é um objetivo comum de toda e qualquer organização, e a tecnologia é sempre uma grande aliada nesta busca. E o GED é um for aliado a este objetivo, pois a automatização de processos é um investimento necessário e certeiro.

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos. Com o GED é possível reduzir drasticamente a desorganização em todos os setores da sua empresa.
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) consiste nas tecnologias que permite a gestão inteligente de qualquer documento ou arquivo, ou seja, uma solução para organizar documentos e dinamizar processos em sua empresa.
Uma ferramenta de gestão de documentos pode aumentar a acessibilidade das informações, facilitar a busca de documentos, proteger, reduzir custos, tanto relacionados a espaço físico quanto a redução de tempo.
A utilização do HP GED vai garantir o controle total dos documentos e maior produtividade.

Como o HP GED me ajuda?

HP GED é um sistema de Gestão de Documentos desenvolvido para organizar, gerenciar e compartilhar documentos de forma digital, rápida e segura.
Por ser uma plataforma 100% on-line, o HP GED está acessível 24 horas por dia de qualquer lugar e com qualquer dispositivo. Seja ele computador, tablet ou smartphone.
O HP GED é compatível com qualquer tipo de scanner, permitindo também que você transforme sua câmera do celular em um poderoso scanner.
O HP GED lhe possibilita aumentar a acessibilidade das informações, facilitar a busca por documentos, proteger documentos e reduzir custos (tanto relacionados a espaço físico quanto a redução de tempo).
Tudo isso lhe trará mais competitividade, melhoria na comunicação e compartilhamento, e mais velocidade para atender o cliente.

Conheça algumas das funcionalidade do HP GED:

Meu HP GED

Local para centralizar seus documentos.

Histórico de Acesso

O HP GED registra e disponibiliza toda ação ocorrida para cada documento informando quem, quando e como interagiu.

Pesquisa Rápida

Pesquisa avançada por meio tags, descrições e termos relevantes.

Vários tipos de arquivos

Guarde qualquer tipo de arquivo. PDF, JPG, DOC, XLS, MP3, MP4, entre outros.

Mobile

Acesse e guarde seus documentos por qualquer dispositivo móvel.

Acompanhamento

Tenha controle total de quem alterou, incluiu e visualizou qualquer documento.

Controle de usuários

Total controle das permissões dos usuários para cada documento ou cliente.

Gerenciamento Flexível

Gerencie documentos de mais de um cliente e uma única conta.

Histórico de Versões

O HP GED mantem todas as versões e atualizações de cada documento.

Compartilhamento

Compartilhe seus documentos com outros usuários ou seus clientes para ter acesso aos mesmos.

Mensagens

Troque mensagens com os envolvidos a um documento ou em seu ciclo de colaboradores e mantenha tudo registrado.

Multiplas formas de Upload

Envie documentos de seu computador ou diretamente da câmera de seu dispositivo ou de seu scanner.

Vantagens em utilizar o HP GED

Com a implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos em sua empresa os benefícios são inúmeros. Listamos abaixo os benefícios mais significativos onde, considerando-se a particularidade de cada negócio, torna-se perceptível e vantajoso sua implantação em praticamente todos os seus departamentos.

Disponibilidade

Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas).

Qualidade no atendimento

Melhora a qualidade no atendimento ao cliente. O HP GED proporciona respostas rápidas e precisas.

Agilidade

Alta velocidade e precisão na localização de documentos.

Redução dos custos

Redução dos custos com excesso de impressão, cópia, arquivista e ambiente físico.

Acesso imediato

Seus documento disponíveis 24 horas por dia e de qualquer lugar.

Economia de tempo

Elimina-se o tempo gasto para localização e transporte. Agilizando as transações entre empresas.

Redução de espaço

Possibilita o melhor aproveitamento do espaço físico.

Maior Segurança

Mais segurança devido ao controle de acessos e de usuários.

Acesso simultâneo

Acesso à informação por múltiplos usuários simultaneamente.

Comece a usar hoje mesmo!

Teste grátis por 15 dias e comprove a praticidade e segurança de nossos serviços.

FAQ

Esclareça suas dúvidas em nossa seção de perguntas frequentes. Caso não encontre a resposta que procure, entre em contato.

Qual o tipo de scanner posso usar?

Na plataforma de gestão de documento HPGED até o seu celular poderá ser um scanner.

Como faço Downgrade do meu plano?

Antes do final do seu ciclo, escolha o novo plano desejado e ele será atualizado automaticamente.

Obs: O seu limite de arquivos será reduzido para o novo plano escolhido, caso o seu limite esteja excedido será necessário excluir arquivos para novas inserções.

Arquivos acima do limite do seu plano ficará disponível apenas para visualização.

Qual é o tempo de vigência do Contrato do HP GED?

Não há contrato a ser seguido. São planos de utilização. Caso nossos serviços não seja mais necessitados, solicite o cancelamento que enviaremos todos os documentos ativos na plataforma.

Quais dados é necessário para o cadastro no HPGED?

E-mail, Nome, Empresa, Senha.

Colocada todas as informações é só aceitar os termos e condições e clicar em “CADASTRAR”. Feito isso você receberá um e-mail de confirmação de cadastro. Confirme o e-mail e acesse sua plataforma.

Quais extensões são compatíveis na Plataforma de gestão de arquivos HPGED?

Por ser um sistema de última geração, o HP GED suporta o upload de todos os tipos de arquivos.

Com a alta tecnologia utilizada no desenvolvimento da plataforma HP GED, ela permite o upload de todos os tipos de arquivos.

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Para a visualização somente é possível os formatos:

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Alguma dúvida? Estamos à disposição para esclarece-las.



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Se preferir, venha até nós ou nos ligue.

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Telefone: (11) 3858-6462
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